Beschluss und Anleitung zur Beauftragung

Beschluss und Anleitung zur Beauftragung – Textdienst-BR

Damit der Betriebsrat Leistungen wie individuelle Textdienstleistungen oder auch Vorlagen ordnungsgemäß beauftragen kann, muss er einen formellen Beschluss fassen.

Hier erfahren Sie, wie das geht und wann es überhaupt zulässig ist.

Wann darf der Betriebsrat etwas beauftragen oder kaufen?

Laut § 40 Abs. 2 BetrVG hat der Arbeitgeber dem Betriebsrat alle für die Arbeit erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören nicht nur Räume und Technik, sondern auch Formulierungshilfen, Texte und unterstützende Materialien, sofern diese erforderlich sind.

Das ist der Fall wenn zum Beispiel:

• keine internen Vorlagen vorhanden sind
• dem Gremium die nötige Erfahrung oder sprachliche Sicherheit für die Texterstellung fehlt
• keine ausreichenden zeitlichen Ressourcen vorhanden sind, um Texte selbst zu erstellen
• eine externe Formulierungshilfe den Arbeitsaufwand reduziert und Abläufe erleichtert
• Zeitdruck besteht oder die Thematik komplex ist
• neue Gremienmitglieder Unterstützung bei der Textgestaltung benötigen

Der Arbeitgeber kann die Erforderlichkeit und Angemessenheit der Aufwendungen hinterfragen. Maßgeblich bleibt jedoch § 40 Abs. 2 BetrVG. Eine nachvollziehbare Begründung, etwa mit Blick auf Zeitaufwand, Komplexität oder fehlende Ressourcen im Gremium, ist empfehlenswert, aber keine Pflicht.

So funktioniert ein formeller Beschluss

1. Einladung zur Sitzung:
Der Betriebsrat muss zu einer offiziellen Sitzung einladen. Die Einladung muss rechtzeitig erfolgen und eine Tagesordnung enthalten.
(Beispiel in der Tagesordnung: TOP 5: Beauftragung eines Textdienstes)

2. Beschlussfassung:
Der Beschluss wird in der Sitzung mit einfacher Mehrheit gefasst. Es genügt, wenn mehr als die Hälfte der anwesenden Mitglieder zustimmen.

3. Dokumentation:
Der Beschluss muss ins Protokoll aufgenommen werden. Das Protokoll muss nicht wortwörtlich wiedergeben, was gesagt wurde aber der genaue Wortlaut des Beschlusses sollte aufgeführt sein.

4. Information des Arbeitgebers:
Der Arbeitgeber muss anschließend über den Beschluss informiert werden, z. B. per E-Mail oder als Anhang zum Protokoll. Ein Hinweis auf § 40 BetrVG ist empfehlenswert.

Musterbeschluss: Individuelle Textdienstleistung

„Der Betriebsrat beschließt, für die Formulierung einer Betriebsvereinbarung (bzw. eines Antwortschreibens etc.) den Dienst ‚Textdienst-BR‘ in Anspruch zu nehmen. Die Kosten in Höhe von voraussichtlich 75 Euro gelten als erforderliche Aufwendungen gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG und sind vom Arbeitgeber zu übernehmen.“

Musterbeschluss: Kauf einer Textvorlage

„Der Betriebsrat beschließt, eine Textvorlage (z. B. Muster-Betriebsvereinbarung) über die Plattform von Textdienst-BR zu erwerben. Die Kosten in Höhe von  voraussichtlich 75 Euro gelten als erforderliche Aufwendungen gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG und sind vom Arbeitgeber zu übernehmen.“

Hinweis: Eine Rechnung oder Zahlungsbestätigung reicht dem Arbeitgeber in der Regel zur Kostenübernahme, am besten mit kurzer Erläuterung und Hinweis auf den gefassten Beschluss.

Hinweis zur Kostenangabe:

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, ob eine Standardvorlage ausreicht oder ob eine individuelle Anpassung erforderlich ist, können Sie im Beschluss als Richtwert einfach „voraussichtlich 75 €“ angeben.

Dieser Betrag deckt in der Regel sowohl die Vorlage als auch mögliche Erweiterungen oder Anpassungen ab.

Und wenn der Arbeitgeber nachfragt?

In der Praxis kommt es gelegentlich vor, dass der Arbeitgeber die Erforderlichkeit hinterfragt.

Das ist zulässig. Maßgeblich bleibt jedoch § 40 Abs. 2 BetrVG.

Der Betriebsrat entscheidet selbst, welche Mittel für eine sachgerechte Amtsausübung erforderlich sind. Maßstab ist eine vernünftige Betrachtung der konkreten Situation im Gremium.

In der Regel genügt eine kurze sachliche Erläuterung, zum Beispiel mit Hinweis auf:

• fehlende interne Vorlagen
• Zeitdruck oder personelle Belastung
• rechtliche Komplexität
• fehlende Erfahrung im Gremium
• Wunsch nach rechtssicherer Formulierung

Eine gesonderte Genehmigung des Arbeitgebers ist nicht erforderlich. Maßgeblich ist der ordnungsgemäß gefasste Beschluss des Betriebsrats.

In den meisten Fällen lassen sich Rückfragen durch eine kurze Begründung klären.