Beschluss und Beauftragung einfach erklärt

Sie möchten eine Vorlage kaufen oder Textdienst-BR mit einem individuellen Text beauftragen?

Dann sollte der Betriebsrat darüber gemeinsam in einer Sitzung entscheiden. Diese offizielle Entscheidung nennt man Beschluss.

Keine Sorge: Ein solcher Beschluss muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist vor allem, dass klar festgehalten wird:

• Was soll gekauft oder beauftragt werden?
• Wofür benötigt der Betriebsrat die Leistung?
• Welche Kosten entstehen?

Warum braucht der Betriebsrat einen Beschluss?

Nicht ein einzelnes Betriebsratsmitglied entscheidet über Ausgaben, sondern der Betriebsrat als Gremium.

Wenn der Arbeitgeber die Kosten übernehmen soll, muss deshalb erkennbar sein, dass der Betriebsrat die Anschaffung oder Beauftragung gemeinsam beschlossen hat. Fehlt ein erforderlicher Betriebsratsbeschluss, kann dies einem Anspruch auf Kostenübernahme entgegenstehen.

Nach § 40 BetrVG trägt der Arbeitgeber die erforderlichen Kosten der Betriebsratsarbeit und stellt dem Betriebsrat die benötigten sachlichen Mittel zur Verfügung. Dazu können je nach konkreter Situation auch Arbeitshilfen und Vorlagen gehören.

Wann kann eine Vorlage erforderlich sein?

Eine Vorlage kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn:

• der Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zu einem konkreten Thema erarbeiten möchte
• keine passende oder aktuelle Vorlage vorhanden ist
• das Gremium eine verständliche Grundlage für die ersten Beratungen benötigt
• vorhandene Muster nicht zur betrieblichen Situation passen
• neue Betriebsratsmitglieder eine klare Orientierung benötigen
• die Vorlage dem Betriebsrat hilft, das Thema strukturiert zu bearbeiten

Es reicht nicht, eine Vorlage nur deshalb zu kaufen, weil sie interessant klingt. Sie sollte für eine konkrete Aufgabe des Betriebsrats benötigt werden.

Bei der Entscheidung darf der Betriebsrat selbst einschätzen, welche Arbeitsmittel er für seine Aufgaben braucht. Dabei sollte er aber auch die Kosten und die betrieblichen Verhältnisse berücksichtigen.

So geht der Beschluss Schritt für Schritt

1. Das Thema kommt auf die Tagesordnung

Der geplante Kauf oder Auftrag wird in die Tagesordnung der Betriebsratssitzung aufgenommen.

Zum Beispiel:

Kauf der Vorlage „Dienst und Schichtplanung“

oder:

Beauftragung einer individuellen Formulierungshilfe

Die Mitglieder müssen vor der Sitzung erkennen können, worüber beraten und beschlossen werden soll. Die Einladung zur Sitzung und die Mitteilung der Tagesordnung gehören zu den Aufgaben des Vorsitzes.

2. Der Betriebsrat bespricht den Kauf

In der Sitzung sollte kurz geklärt werden:

• Welche Vorlage oder Leistung wird benötigt?
• Für welche Betriebsratsaufgabe wird sie gebraucht?
• Wie hoch sind die Kosten?
• Gibt es bereits geeignete Unterlagen im Betrieb?

Bei einer individuellen Textdienstleistung sollte vor dem Beschluss möglichst ein konkretes Angebot von Textdienst-BR vorliegen. Dann weiß das Gremium genau, welche Leistung es erhält und wie viel sie kostet.

3. Der Betriebsrat stimmt ab

Der Betriebsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder an der Abstimmung teilnimmt.

Der Antrag ist angenommen, wenn die Mehrheit der teilnehmenden Mitglieder zustimmt. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt.

4. Der Beschluss kommt ins Protokoll

Der genaue Wortlaut des Beschlusses und das Abstimmungsergebnis werden in die Sitzungsniederschrift aufgenommen.

5. Der Arbeitgeber wird informiert

Am besten informiert der Betriebsrat den Arbeitgeber vor dem Kauf kurz schriftlich über:

• den gefassten Beschluss
• die benötigte Vorlage oder Leistung
• den konkreten Verwendungszweck
• die entstehenden Kosten

Dabei sollte auch geklärt werden, welche Rechnungsanschrift und welcher Zahlungsweg verwendet werden sollen.

So muss kein Betriebsratsmitglied auf eigene Kosten bestellen und anschließend auf die Erstattung warten.

Musterbeschluss für eine Vorlage

Der Betriebsrat beschließt, die Vorlage „[genaue Bezeichnung der Vorlage]“ von Textdienst-BR über Digistore24 zum Preis von 14,90 Euro zu erwerben.

Die Vorlage wird als Arbeitshilfe für die Bearbeitung des Themas [konkretes Thema] benötigt.

Der Arbeitgeber wird gebeten, die Kosten gemäß § 40 BetrVG zu übernehmen und dem Betriebsrat die Rechnungsanschrift sowie den vorgesehenen Zahlungsweg mitzuteilen.

Beispiel mit ausgefüllter Begründung

Der Betriebsrat beschließt, die Vorlage „Dienst und Schichtplanung“ von Textdienst-BR über Digistore24 zum Preis von 14,90 Euro zu erwerben.

Die Vorlage wird benötigt, weil der Betriebsrat eine Regelung zur Dienstplanung vorbereiten möchte und derzeit keine geeignete aktuelle Vorlage vorhanden ist.

Der Arbeitgeber wird gebeten, die Kosten gemäß § 40 BetrVG zu übernehmen und dem Betriebsrat die Rechnungsanschrift sowie den vorgesehenen Zahlungsweg mitzuteilen.

Musterbeschluss für einen individuellen Textauftrag

Vor dem Beschluss sollte kurz geklärt werden, ob der reguläre Festpreis von 75 Euro gilt. Danach kann das Gremium den Auftrag eindeutig beschließen.

Der Betriebsrat beschließt, Textdienst-BR mit der Erstellung beziehungsweise Überarbeitung von [genaue Bezeichnung des Textes] zu beauftragen.

Die Bearbeitung erfolgt nach den inhaltlichen Vorgaben des Betriebsrats zum Thema [konkrete Betriebsratsaufgabe]. Der vereinbarte Festpreis beträgt 75 Euro.

Der Arbeitgeber wird gebeten, die Kostenübernahme gemäß § 40 BetrVG zu bestätigen und den vorgesehenen Zahlungsweg mitzuteilen.

Bei einem außergewöhnlich umfangreichen Auftrag ersetzt man nur „75 Euro“ durch den Preis aus dem individuellen Angebot und ergänzt:

Die Beauftragung erfolgt auf Grundlage des Angebots vom [Datum].

Und wenn der Arbeitgeber nachfragt?

Der Arbeitgeber kann fragen, warum der Betriebsrat die Vorlage oder Leistung benötigt.

Dann genügt meist eine kurze und konkrete Erklärung, zum Beispiel:

Wir möchten eine Betriebsvereinbarung zur Dienstplanung erarbeiten und verfügen bisher über keine geeignete Vorlage.

Oder:

Die vorhandene Vereinbarung ist veraltet. Die Vorlage soll uns als Grundlage für die Überarbeitung dienen.

Oder:

Unser Gremium ist neu gewählt und benötigt für die Bearbeitung des konkreten Themas eine verständliche und strukturierte Arbeitshilfe.

Wichtig ist nicht, möglichst viele juristische Begriffe zu verwenden. Entscheidend ist, dass ein nachvollziehbarer Bezug zu einer Aufgabe des Betriebsrats besteht.

Der Betriebsrat darf selbst beurteilen, welche Arbeitsmittel er für erforderlich hält. Bei einem Streit kann diese Entscheidung allerdings arbeitsgerichtlich überprüft werden.

Formulierungshilfe oder fachliche Beratung?

Textdienst-BR unterstützt Sie beim Formulieren, Strukturieren und Überarbeiten von Texten.

Benötigt der Betriebsrat dagegen eine rechtliche Beratung oder eine externe Person, die ihm fehlendes Fachwissen vermittelt, kann es sich um die Hinzuziehung eines Sachverständigen handeln. Dafür gelten andere Voraussetzungen. § 80 Abs. 3 BetrVG sieht in diesem Fall eine nähere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber vor.

Textdienst-BR bietet keine Rechtsberatung an.

Hinweis

Die Informationen auf dieser Seite dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar.

Ob der Arbeitgeber die Kosten im konkreten Fall übernehmen muss, hängt davon ab, ob die Anschaffung oder Beauftragung für die jeweilige Betriebsratsaufgabe erforderlich und angemessen ist.